Até hoje, a gestão de documentos de empresas terceirizadas na construção civil é realizada como uma etapa inevitavelmente manual. Equipes técnicas precisam dedicar horas ou turnos inteiros de trabalho à leitura de contratos, exames ocupacionais, fichas de EPI, programas de SST, comprovantes fiscais e uma infinidade de outros documentos que fazem parte da rotina.

O crescimento da construção civil tornou ainda mais complexo o processo de validação documental. “Na verdade, o gargalo sempre existiu. A diferença é que não o enxergávamos desta forma até ter a ferramenta da IA disponível”, avalia Ralph Montelo, CEO da Digidox.

Se nos últimos anos os softwares para gestão documental e controle de acesso vêm transformando a dinâmica da validação de documentos, agora a inteligência artificial chega para trazer benefícios inéditos às construtoras. Ao contrário do que muitos imaginam, seu maior benefício não está apenas em ler documentos mais rápido. Está em realizar análises repetitivas, cruzar informações entre arquivos diferentes e entregar aos especialistas dados organizados, para que eles possam tomar decisões com mais segurança.

O início: contribuição da IA na leitura dos documentos de obra

Quem trabalha com gestão documental sabe que o desafio é maior que a quantidade bruta de documentos, mas principalmente na repetição dessa tarefa. Todo mês chegam novos cartões de ponto, folhas de pagamento, fichas de EPI, ASOs e uma série de comprovantes que precisam ser conferidos um a um. Em uma obra com 100 colaboradores terceirizados, por exemplo, seriam centenas de documentos para serem analisados mensalmente — e cada empresa envia seus arquivos de um jeito.

Até poucos anos atrás, parecia distante imaginar que um sistema pudesse interpretar esse tipo de documento. Mas a evolução dos modelos de IA mudou rapidamente esse cenário de verificação.

“Aquilo que parecia impossível começou a virar realidade. Hoje os modelos conseguem olhar um documento que nunca viram antes, mas tem parâmetros para reconhecer”, explica Ralph. A tecnologia extrai as informações por meio de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), faz a validação dos dados encontrados, e entrega o resultado para a pessoa que vai tomar a decisão. Assim, a IA consegue ler e interpretar o conteúdo instantaneamente, e insere esses dados dentro da plataforma de análise de documentos.

A dificuldade não está em um documento, mas na conversa entre eles

Depois que a inteligência artificial consegue identificar e interpretar um documento, surge um desafio ainda maior: conferir se todas aquelas informações condizem com os demais arquivos enviados pelo fornecedor.

É justamente aí que a análise documental se torna mais complexa. Um ASO, por exemplo, dificilmente pode ser validado sozinho. Ele precisa ser confrontado com o PCMSO da empresa para verificar se a função exercida pelo colaborador está prevista no programa e se todos os exames obrigatórios realmente foram realizados. Dependendo da situação, ainda pode ser necessário consultar o PGR e outros documentos antes de concluir a análise.

“Às vezes o técnico recebe um ASO perfeito. Está válido, assinado, tudo certo. Mas alguém esqueceu de incluir um exame obrigatório. Esse documento pode parecer correto, mas lá na frente ele vira um problema enorme para a construtora”, conta Ralph Montelo.

“Agora imagina fazer isso para cem colaboradores de uma obra. Depois imagina oitenta obras funcionando ao mesmo tempo. Tem cliente nosso que recebe mais de três mil documentos por dia.” É justamente essa conferência cruzada o maior desafio da gestão documental para a empresa.

Ganhos de velocidade e assertividade com a IA em obras

É nesse ponto que a inteligência artificial muda a dinâmica da análise. Em vez de deixar que o especialista comece todo esse processo do zero, a tecnologia realiza a conferência técnica automaticamente e apresenta um parecer detalhado sobre cada documento e seu contexto.

“O sistema não toma a decisão pela construtora. Ele entrega um relatório dizendo: ‘Minha sugestão é aprovar’ ou ‘Minha sugestão é reprovar por estes parâmetros’.”

Esse relatório fica pronto em alguns instantes, mesmo que os documentos sejam enviados fora do horário comercial. Quando a equipe inicia o expediente, a análise preliminar já está disponível, indicando exatamente onde estão as inconsistências encontradas.

Além de acelerar o processo, esse modelo reduz um dos principais indicadores acompanhados pelas construtoras: o tempo médio de liberação dos colaboradores para a obra. Em vez de esperar dias pela conferência documental, o fornecedor recebe rapidamente um retorno e pode corrigir eventuais pendências.

“Nosso objetivo é reduzir o tempo médio de liberação e garantir que nenhum documento seja aprovado com algum erro importante. A IA faz o trabalho repetitivo, aponta onde estão os riscos e deixa para o especialista aquilo que realmente exige conhecimento técnico.”

Quais são os benefícios da IA para construtoras de menor porte

Quando se fala em automação e inteligência artificial, é comum imaginar que os maiores benefícios estejam em construtoras com dezenas de obras e centenas de funcionários. Mas, na avaliação de Ralph Montelo, é justamente o contrário.

“Ouso dizer que o ganho para pequenas e médias construtoras é ainda maior.”

O executivo explica que empresas de menor porte normalmente não contam com uma equipe dedicada exclusivamente à gestão documental. Muitas vezes, a conferência dos documentos fica a cargo do técnico de segurança, que precisa dividir seu tempo entre essa tarefa e a visita a três ou quatro obras diferentes. Em outros casos, quem faz a conferência é o administrativo da obra, que já acumula diversas outras responsabilidades.

“Se o técnico de segurança precisa parar um ou dois dias da semana só para validar documento, ele poderia estar na obra durante esse período, fazendo inspeções, acompanhando instalações e até identificando riscos antes que virem um acidente”, comenta Ralph.

Com a IA realizando a primeira análise dos documentos e entregando um relatório técnico já estruturado, esse profissional deixa de gastar horas conferindo arquivo por arquivo. Em vez disso, passa a concentrar sua atenção nos casos que realmente precisam de avaliação humana. Para o CEO, esse é mais um ganho da tecnologia: devolver o especialista ao lugar onde ele gera mais valor.

Segurança de dados da construtora e de terceiros com IA integrada

Se a inteligência artificial passa a analisar documentos trabalhistas, fiscais e de Saúde e Segurança do Trabalho, uma preocupação surge naturalmente: como garantir que todas essas informações permaneçam protegidas? Ralph explica que essa é uma das premissas da Digidox desde a formação da empresa: “Nós lidamos diariamente com dados pessoais e dados sensíveis. Por isso, segurança e LGPD nunca foram um diferencial, sempre fizeram parte do nosso core business”.

A inteligência artificial utilizada pela plataforma da Digidox opera em um ambiente isolado, hospedado em servidores locais e sem conexão com a internet. Além disso, os documentos processados pelos clientes não são utilizados para treinar modelos de IA.

Outro ponto importante é que cada empresa possui ambientes segregados para seus processamentos. Ele explica “A informação entra, é processada e gera uma resposta de acordo com os critérios definidos para aquele documento. O que a IA devolve são os parâmetros definidos para aquela análise. Os dados não ficam alimentando a inteligência artificial nem são compartilhados com outros clientes”.

Do que uma construtora precisa para adotar um sistema com IA

Nos últimos anos, a inteligência artificial deixou de ser uma novidade para se tornar assunto recorrente nas reuniões de tecnologia, RH e Segurança do Trabalho. Mas, para Ralph Montelo, começar pela ferramenta é inverter a lógica. Antes de escolher um sistema para documentos com IA em obras, a construtora precisa entender exatamente qual problema deseja resolver.

“A primeira pergunta não deve ser ‘Eu quero IA?’, mas sim ‘O que eu espero melhorar com ela?’”, resume. Considerando todo o processo de gestão de documentação em obras, há vários aspectos que podem ser a principal queixa de uma empresa: “Quero reduzir o tempo de análise? Melhorar a qualidade técnica? Reduzir o tempo médio de liberação do colaborador? Evitar que um documento irregular seja aprovado? Organizar melhor meu dossiê documental? Diminuir o trabalho repetitivo das equipes?” Quando isso está claro, a tecnologia passa a fazer sentido.

Segundo Ralph, a boa notícia é que a adoção da IA não exige uma mudança radical na rotina das empresas. A maior parte das construtoras já possui uma relação de documentos que solicita aos fornecedores — independentemente de eles serem enviados por e-mail, por um sistema ou até entregues presencialmente no canteiro. A IA entra justamente para realizar uma pré-análise desses documentos antes que eles cheguem ao especialista. “A empresa não precisa de um preparo técnico adicional. Ela continua fazendo o que já faz hoje, mas passa a contar com uma tecnologia que entrega a primeira análise pronta, permitindo que a equipe foque naquilo que realmente precisa de atenção”, avalia.

O próximo passo da IA na gestão documental: mais autonomia, mais automação

Até aqui, a inteligência artificial funciona como uma grande aliada dos especialistas, organizando informações, cruzando dados e apontando possíveis inconsistências. Mas, para o CEO da Digidox, esse é apenas o começo. A próxima etapa da evolução será dar mais autonomia à IA para resolver sozinha os casos mais simples, deixando para as equipes apenas as análises que realmente exigem conhecimento técnico.

“A gente caminha para um momento em que a construtora poderá definir o nível de autonomia que quer dar para a inteligência artificial. Por exemplo, ela pode definir que, se um documento não cumprir 80% ou 90% dos requisitos definidos, ele nem precisa entrar na fila de análise. A IA pode devolver esse documento automaticamente para o fornecedor, explicando exatamente o que precisa ser corrigido.”

Na prática, isso significa que documentos incompletos, com informações inconsistentes ou erros evidentes deixarão de consumir o tempo das equipes técnicas. O fornecedor receberá um retorno imediato, poderá fazer a correção e reenviar o arquivo, e todo esse histórico fica registrado no sistema. “O especialista passa a olhar apenas aquilo que realmente precisa da experiência dele. A IA pode cuidar tanto do erro crasso quanto daquele detalhe, a linha x da página y do documento z, ou até de situações mais graves, como um documento adulterado.” Isso começa a realmente desafogar a fila de análise, avalia Ralph.