A gestão da documentação de colaboradores na construção civil costuma ser associada ao cumprimento de normas e exigências legais. Porém, na prática, seu papel vai muito além do compliance. Quando um fornecedor deixa de cumprir suas obrigações ou um ex-funcionário entra com uma ação trabalhista, são justamente os documentos, os registros de acesso e os controles da obra que permitem comprovar o que realmente aconteceu e proteger a construtora de passivos que podem chegar a centenas de milhares de reais.

Essa é uma realidade bem conhecida por Odair José Alves Sales, coordenador administrativo da Trisul. Com mais de duas décadas de experiência na gestão documental da construção civil, ele acompanhou a evolução dos antigos arquivos físicos até as plataformas digitais utilizadas hoje. Para ele, a digitalização da documentação de colaboradores e do controle de acesso não trouxe apenas mais agilidade para a rotina das obras. Trouxe, principalmente, segurança para tomar decisões e construir defesas trabalhistas baseadas em evidências.

Quando a documentação traz economia de 50% dos passivos trabalhistas

O maior exemplo dessa mudança aconteceu recentemente na própria Trisul. Um fornecedor que atuava em quatro obras da construtora encerrou suas atividades, e cerca de 70 colaboradores seriam dispensados. Como contratante dos serviços, a empresa decidiu assumir o pagamento das verbas rescisórias e conduzir todo o processo em conjunto com o Sindicato dos Trabalhadores nas Indústrias da Construção Civil de São Paulo.

O problema surgiu pois o fornecedor havia registros de funcionários contratados muito antes do início do contrato firmado com a Trisul. Se não fosse possível comprovar exatamente quando cada trabalhador esteve nas obras da empresa, a construtora correria o risco de assumir um passivo muito maior do que sua responsabilidade real.

“Eu reuni nossos controles de acesso, apresentei para o sindicato e falei: ‘Eu quero pagar, porém somente o período em que eles atuaram nas nossas obras’. Analisamos os controles junto com a minuta contratual, o início e o fim da prestação do serviço, e batemos tudo juntos [a construtora e o sindicato]”, relembra Odair. O resultado foi expressivo: o valor final devido pela construtora foi aproximadamente a metade do montante calculado, o que evitou uma despesa significativa no orçamento anual da empresa.

Para o coordenador, esse episódio mostrou, na prática, que a gestão documental e o controle de acesso não servem apenas para organizar informações ou cumprir exigências legais. Eles são a base para construir uma defesa técnica sobre questionamentos trabalhistas que seja, acima de tudo, transparente e justa. “Não bastava somente o controle de acesso. Tínhamos o controle de acesso e a documentação daquele período. Foi uma experiência muito importante para mostrar o valor desse processo.”

Por que a gestão de documentação de colaboradores no canteiro é decisiva para evitar passivos trabalhistas

A gestão documental só cumpre seu papel quando as informações estão organizadas, atualizadas e podem ser recuperadas rapidamente. Em uma obra, isso significa manter um histórico confiável dos colaboradores, reunindo documentos trabalhistas, fiscais e de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), além dos registros de acesso ao canteiro.

Segundo o coordenador, as principais reclamações trabalhistas na construção civil continuam relacionadas à jornada de trabalho e a verbas como horas extras, além de questionamentos sobre depósitos de FGTS e outros direitos trabalhistas. Para construir uma defesa consistente, a construtora precisa reunir documentos que comprovem exatamente quando o colaborador esteve na obra e quais eram suas condições de trabalho.

“Os principais documentos hoje que a gente precisa ter guardados para montar uma defesa bem feita são o cartão de ponto, o holerite e o controle de acesso, que é o que a gente tem na catraca”, explica Odair. Somados aos documentos de SST, como ASOs e controle de NRs, esses registros formam uma base sólida para comprovar o correto cumprimento das obrigações legais e reduzir riscos tanto para a construtora quanto para seus fornecedores.

“Quando vem uma reclamação trabalhista, não adianta ter só parte da documentação. Você precisa conseguir provar toda a história daquele colaborador dentro da obra”, resume. Dessa forma é possível apresentar os fatos como ocorreram na realidade, contribuindo para a transparência nos processos e, consequentemente, uma rescisão justa.

Da montanha de papel ao software para documentação de colaboradores no canteiro

Odair acompanhou de perto praticamente toda a evolução da gestão documental na construção civil. No início de sua carreira, a construtora onde trabalhava mantinha grandes arquivos físicos para cada obra, repletos de pastas, caixas e armários de aço. Quando um documento precisava ser localizado, era comum depender de buscas manuais que consumiam horas, muitas vezes sem sucesso.

O coordenador também teve experiências em locais onde a documentação era digitalizada em empresas terceirizadas. A cada seis meses, eram enviadas levas de documentos – cartão de ponto, holerite, folha de pagamento etc. – e mais uma documentação ao final do projeto. Esse processo, porém, apresentava diversos problemas. “Não havia confiabilidade. Documentos se perdiam no caminho, ou, se algum tinha rasura e não podia ser digitalizado, muitas vezes o feedback chegava depois do final da obra”, conta Odair.

Hoje, na Trisul, o software da Digidox concentra em um único ambiente os documentos trabalhistas, fiscais, de SST e os registros de acesso às obras. “Antes, a gente precisava procurar documento em arquivo físico, em empresa de guarda, em várias pastas diferentes. Hoje está tudo muito mais organizado”, conta.

Essa centralização transformou também a rotina das equipes. Informações que antes levavam horas para serem encontradas passaram a ficar disponíveis em poucos minutos. Para Odair, esse é um dos maiores ganhos da tecnologia. “Nós nem digitalizamos mais, só recebemos e analisamos. O tempo para analisar toda uma documentação diminuiu em até 90%.”

Digitalizar a gestão documental também transformou a operação das obras

Além de fortalecer a segurança jurídica da empresa, a digitalização trouxe ganhos imediatos para a rotina operacional da Trisul. Com o software para documentação de colaboradores no canteiro, uma equipe de apenas três analistas é responsável pela gestão documental de 11 obras simultâneas, acompanhando cerca de 1.100 colaboradores por dia, enquanto antes cada obra tinha seu próprio analista.

A circulação entre diferentes obras mudou a rotina de cada analista para melhor, por trazer flexibilidade na rotina e a possibilidade de ajustar o calendário semanal de acordo com suas necessidades. A consulta aos documentos também deixou de depender de arquivos físicos ou buscas demoradas, permitindo que qualquer informação seja localizada em poucos minutos. Essas mudanças impactaram diretamente a produtividade das equipes.

Mesmo quando ocorre um bloqueio na catraca, a resolução é rápida graças à integração entre a equipe e a plataforma. Os controladores de acesso da portaria mantêm um canal direto com os analistas responsáveis pela gestão documental. Assim que um colaborador tem o acesso bloqueado, o controlador avisa o analista, que imediatamente consulta na plataforma Digidox o dossiê do colaborador, identifica a pendência, e orienta o fornecedor sobre a documentação necessária. Após o envio dos documentos, a validação é realizada e o acesso é liberado. “Em 90% a 95% dos casos, resolvemos tudo em uma ou duas horas, no máximo”, celebra Odair.

Gestão de documentação de colaboradores: um investimento que evita passivos trabalhistas

Muitas empresas ainda enxergam a gestão documental como uma obrigação burocrática ou um custo operacional. Mas, para Odair Sales, é justamente esse conjunto de documentos e sua assertiva localização que permite proteger a construtora quando surgem questionamentos jurídicos ou fiscalizações.

Um sistema otimizado de gestão de documentação para colaboradores em obras cria uma base confiável de informações, facilita a gestão das Normas Regulamentadoras (NRs) no canteiro, reduz retrabalho e garante que a empresa consiga comprovar, com rapidez, tudo o que ocorreu durante a execução da obra. “Quando você coloca o custo do sistema na planilha, ele acaba se diluindo. E você tem a confiança de ter uma empresa com todos os seus controles prontos”, explica.

Essa experiência mostra que uma gestão documental bem estruturada protege a construtora muito antes de surgir um processo trabalhista. Conheça as soluções da Digidox e veja como fortalecer o controle documental e de acesso em todas as suas obras.