A rotina de uma construtora envolve diferentes áreas trabalhando com as mesmas informações: RH, Departamento Pessoal, Segurança do Trabalho, Engenharia e Suprimentos. Quando esses dados não circulam de forma eficiente entre pessoas, obras e sistemas, a operação tem perdas significativas. Documentos se repetem, cadastros precisam ser refeitos e a liberação de colaboradores acaba demorando mais do que deveria.

Esse era um dos desafios enfrentados pelo Grupo Diagonal Engenharia, que administra atualmente 18 canteiros de obras. O crescimento da empresa tornou evidente uma limitação comum na construção civil: a documentação dos terceiros estava distribuída entre e-mails, servidores locais e diferentes equipes, dificultando o compartilhamento das informações e tornando lenta a mobilização de profissionais entre as obras.

“Quando contratávamos um terceiro, podíamos levar de cinco até sete dias úteis para liberá-lo para entrar em canteiro. Nesse período, o contrato já estava em andamento, o cronograma não avançava e a empresa acabava tendo perdas operacionais e financeiras”, lembra Keverton Alves, engenheiro de Segurança do Trabalho do Grupo Diagonal.

Para eliminar esse gargalo, a empresa integrou o sistema de gestão documental às catracas de reconhecimento facial dos canteiros. A iniciativa conectou processos de RH, Segurança do Trabalho e Engenharia, permitindo que informações e documentos circulassem automaticamente entre os sistemas. O resultado foi uma operação mais ágil, padronizada e confiável, reduzindo drasticamente o tempo de liberação dos colaboradores e fortalecendo o compliance da organização.

Desafios na gestão de documentos quando o empreiteiro é terceirizado

O controle documental sempre fez parte da rotina da Diagonal Engenharia. A documentação dos colaboradores próprios seguia um fluxo bem definido entre Departamento Pessoal, Recursos Humanos e Segurança do Trabalho. O desafio surgia quando se tratava dos terceiros.

Cada empreiteira contratada possuía um nível diferente de organização. Muitas não contam com uma estrutura administrativa dedicada. No dia a dia, essa operação estava sujeita a muitas falhas, seja por recebimento de documentação em papel, ou porque o terceirizado enviou e-mail para a pessoa errada, ou por erros no próprio documento – incompleto, vencido ou com divergência entre eles.

Além disso, cada obra da Diagonal armazenava seus arquivos localmente, dificultando o compartilhamento das informações entre os canteiros. “Quando o colaborador mudava de uma obra para outra, muitas vezes precisávamos solicitar tudo novamente ao fornecedor e conferir o que já tinha sido conferido pelo técnico anterior, porque aqueles documentos estavam em outro servidor. Era uma chateação”, conta Keverton.

Essa fragmentação gerava retrabalho para as equipes técnicas e atrasava a mobilização dos fornecedores. “Cada hora perdida com pessoas ociosas é um prejuízo muito alto para a empresa.”

A integração entre sistemas de RH e controle de acesso mudou a lógica do processo

A busca por uma solução começou a partir de um benchmark realizado pelo Grupo Diagonal para sistemas de controle de acesso e de gestão de documentos. A equipe de Engenharia encontrou na Digidox uma tecnologia que permite integrar a gestão documental aos sistemas da própria empresa.

“Um fator decisivo foi a integração com o nosso ERP”, conta Keverton. “Não queríamos criar mais trabalho para a equipe, alimentando três sistemas diferentes. Queríamos justamente eliminar as tarefas manuais.”

A escolha pela Digidox permitiu que os dados cadastrados pelo backoffice no ERP passassem a alimentar automaticamente o sistema de gestão documental. Com isso, informações de colaboradores próprios e de terceiros passaram a circular entre RH, Segurança do Trabalho e controle de acesso, sem necessidade de novos cadastros ou importações de planilhas.

De uma semana para cinco minutos: como a centralização otimiza o tempo

Um dos maiores ganhos percebidos pela equipe foi a centralização das informações. Antes da adoção do software da Digidox, sempre que um fornecedor iniciava atividades em um novo empreendimento, praticamente toda a documentação precisava ser conferida novamente. Programas como PGR e PCMSO, exames ocupacionais, treinamentos, fichas de registro, comprovantes de vacinação e demais documentos eram analisados do zero, mesmo quando já haviam sido aprovados em outra obra da empresa.

“Hoje, se aquele fornecedor já trabalhou em outro empreendimento, basta fazermos um pente-fino para verificar o que ainda está válido. Uma conferência que antes podia levar horas ou até vários dias hoje pode ser concluída em cinco minutos”, celebra Keverton.

Assim, o histórico documental passou a acompanhar o fornecedor dentro da organização. Cada obra continua responsável por autorizar a entrada dos colaboradores, mas a análise técnica mais completa deixa de ser repetida, reduzindo significativamente o retrabalho das equipes de Segurança do Trabalho – e o tempo de liberação.

Controle de acesso em obra deixou de ser apenas segurança patrimonial

A implantação das catracas, aliada à gestão documental dentro do sistema, representou uma mudança importante na forma de controlar o acesso aos canteiros. Antes, a principal preocupação era impedir a entrada de pessoas não autorizadas. Com a implantação da tecnologia, o controle passou a considerar também a situação documental de cada trabalhador.

“A pessoa só consegue acessar a obra se estiver com toda a documentação regularizada. Isso nos dá a garantia de que ninguém entra sem ter passado pelos treinamentos, exames médicos e validações exigidas”, explica o engenheiro.

Segundo Keverton, antes da implantação do sistema houve casos em que colaboradores terceirizados ainda não haviam participado da integração obrigatória ou não possuíam documentação completa.

Hoje, o reconhecimento facial funciona como a última etapa de um fluxo que começa muito antes da chegada à obra, garantindo que apenas profissionais devidamente habilitados tenham acesso ao canteiro.

Sistema de controle de acesso traz credibilidade perante os órgãos fiscalizadores

Com a informatização da gestão de acesso à obra e sistema de controle para RH, a construtora consegue demonstrar de forma rápida e objetiva o controle exercido sobre a documentação dos colaboradores próprios e terceirizados. Para Keverton, essa transparência fortalece a relação com os órgãos fiscalizadores.

A maturidade da gestão documental do grupo, alcançada pela parceria com a Digidox, foi um dos fatores que contribuíram para a conquista do prêmio Construtora do Ano 2025/2026, na 22ª edição do Prêmio da Construção do Sinduscon-CE pela Victa Engenharia, do Grupo Diagonal. O sistema foi apresentado como uma iniciativa de inovação e gestão, agregando valor às auditorias de qualidade e reforçando a cultura de compliance da organização.

Além de acelerar o controle de acesso em obra, a integração entre sistemas de RH, gestão documental e tecnologia transformou um processo antes burocrático em uma ferramenta estratégica para aumentar a produtividade, reduzir riscos e dar suporte ao crescimento da empresa.

“Não basta dizer que você faz a gestão da documentação. Hoje conseguimos mostrar com dados e evidências concretas”, explica o engenheiro. “O fiscal chega à obra, vê um processo totalmente informatizado e gerenciável, e a percepção dele muda. Percebe que existe controle de verdade.”

O exemplo da Diagonal Engenharia mostra que integrar pessoas, processos e tecnologia traz benefícios além da automatização de tarefas. Quando as informações circulam de forma estruturada entre as áreas, a empresa reduz retrabalho, acelera a mobilização de equipes e fortalece a gestão documental em todas as etapas da obra. O controle de acesso é, na verdade, uma ferramenta para atingir eficiência operacional.

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