Ainda é comum que muitas construtoras façam a verificação dos documentos fiscais e trabalhistas de empreiteiros por trocas de e-mail ou mesmo por papel, sendo armazenados em arquivos físicos ou distribuídos em pastas no servidor da empresa. Esse modelo pode funcionar, mas é sujeito a muitas falhas, além de exigir grande esforço operacional da equipe.

É nesse cenário que a tecnologia faz a diferença. Um software para documentação de terceiros no canteiro centraliza informações, automatiza a conferência de documentos e oferece mais segurança para a gestão documental. Na prática, isso significa agilizar a liberação de equipes para o canteiro, reduzir riscos trabalhistas e fiscais e garantir que a operação avance sem abrir mão da conformidade com a legislação.

Mudança organizacional e modernização da gestão de documentos

À medida que uma construtora cresce, aumenta também a complexidade da gestão de documentação de empreiteiros em obras. Com mais canteiros em operação e um número maior de empresas terceirizadas (e seus respectivos colaboradores), manter o controle da documentação de terceiros em obras passa a exigir processos bem definidos, responsabilidades claras e acesso rápido às informações.

Foi exatamente esse cenário que a Baggio e Carvalho viveu. Até 2024, a documentação estava distribuída entre diferentes áreas da empresa. Os Técnicos de Segurança do Trabalho eram responsáveis por validar os documentos relacionados à SST, armazenados nos arquivos de cada obra, enquanto o RH cuidava da documentação trabalhista dos colaboradores. Essa descentralização dificultava a localização de documentos, a padronização das análises e a visão completa da situação de cada fornecedor.

Com o crescimento da construtora e o aumento do número de empreiteiros, a empresa decidiu reorganizar esse fluxo. Foi criado um setor exclusivo para a gestão documental, vinculado à área de Gente & Gestão, responsável por centralizar as informações, padronizar critérios de validação e acompanhar a regularidade documental dos fornecedores durante toda a execução da obra.

A mudança organizacional também trouxe um benefício importante: a documentação deixou de ser uma atividade isolada e passou a conectar RH, Segurança do Trabalho, Engenharia, Suprimentos e demais áreas envolvidas na contratação e gestão de terceiros, em um único processo.

O passo seguinte foi buscar soluções automatizadas para a gestão documental. A gerente de Gente & Gestão da Baggio e Carvalho, Evelin Albuquerque, explica que hoje, com a Digidox, “temos um processo melhor, que nos permite saber exatamente quais são as pendências que os fornecedores estão deixando de colocar”.

Quais documentos precisam ser acompanhados ao longo da obra?

Existem aqueles documentos iniciais, que devem ser entregues no início da obra, e os recorrentes, ou mensais, que devem ser acompanhados durante toda a execução da obra. “Esse acompanhamento permanente é essencial para garantir que a documentação reflita a realidade da obra”, explica a gerente. “Os fornecedores precisam manter a regularidade durante toda a execução do contrato, e é esse monitoramento contínuo que reduz riscos para a construtora e para os próprios parceiros.”

Assim, na fase inicial, a análise contempla os documentos trabalhistas dos colaboradores: RG, CPF, contrato de trabalho, ficha de registro, acordos de compensação ou banco de horas, confirmação do eSocial; também são verificados documentos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), e os treinamentos obrigatórios previstos nas NRs, como a NR-6 e NR-18, além de normas específicas para cada caso. Para as empresas contratadas, ainda são exigidos documentos institucionais, como contrato social, cartão do CNPJ e programas obrigatórios de SST, incluindo PCMSO, PGR e LTCAT.

Ao longo da obra, a verificação mensal de documentos avalia a comprovação da regularidade trabalhista, fiscal e previdenciária das empresas terceirizadas. São conferidos: folha de pagamento, contracheques, comprovantes de pagamento de salários e benefícios, folha de ponto, recolhimentos de FGTS e INSS, DCTFWeb, além das notas fiscais no caso de pessoas jurídicas e MEIs. Na área de segurança, a ficha de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) também precisa ser atualizada, para comprovar o fornecimento de equipamentos novos aos colaboradores.

Quando a tecnologia passa a apoiar a gestão documental

Depois de estruturar processos e definir uma equipe dedicada, a Baggio e Carvalho percebeu que era hora de buscar uma plataforma que acompanhasse o crescimento da empresa. Na época, o controle ainda dependia de planilhas paralelas e acompanhamento manual.

Inicialmente, a empresa utilizou uma plataforma que substituiu o modelo de envio de documentos por e-mail, mas que ainda apresentava limitações para a rotina de validação. A consulta aos arquivos exigia muitos passos: “A visualização dos documentos era demorada, eram necessários muitos cliques até chegar no documento e validar. Não conseguíamos avaliar todas as documentações nem conseguíamos atingir o montante desejado”, conta Evelin.

Nesse contexto, a empresa buscou novas soluções no mercado e encontrou a Digidox. “O sistema da Digidox é muito mais fácil, visual e dinâmico”, conta. “O menu de validação já mostra todos os documentos, que conseguimos abrir rapidamente para aprovar ou reprovar. Isso melhorou o processo, que mostra exatamente as pendências dos fornecedores.”

Como o controle de documentos impacta na operação do canteiro

Na construção civil, problemas com documentação podem gerar consequências que vão muito além do setor administrativo. Um documento vencido, irregular ou a ausência de comprovantes obrigatórios podem impedir o acesso de colaboradores ao canteiro, bloquear pagamentos e comprometer o andamento da obra.

Na Baggio e Carvalho, a equipe acompanha diariamente a situação dos fornecedores, realiza cobranças preventivas e trabalha para que a regularização aconteça antes que seja necessário interromper atividades ou restringir acessos.

Segundo a gerente, alguns tipos de documentos aparecem com mais frequência entre as não conformidades, especialmente os ligados à Saúde e Segurança do Trabalho. “Os documentos de SST e ASO são os que ainda geram mais reprovação. Muitos fornecedores não se adequaram às exigências psicossociais”, explica.

O departamento também cobra contracheques, comprovante e outros documentos mensais. “É uma mudança de cultura no setor construção civil, pois muitos fornecedores pequenos não faziam tudo isso. Estamos mudando essa cultura”, explica Evelin.

Compliance documental também influencia a escolha dos parceiros

Durante o processo de contratação, a área de Orçamento da Baggio e Carvalho já orienta os fornecedores sobre a documentação exigida, os prazos para envio e o funcionamento da plataforma utilizada pela empresa. Isso permitiu identificar, nas primeiras negociações, quais empresas vão atender ou não os requisitos documentais.

Em alguns casos, a documentação se torna um fator relevante na decisão sobre a contratação. “Há ótimos prestadores de serviço, que realizam um acabamento de alto padrão, mas que não possuem toda a documentação. Nesses casos, levamos à diretoria para pesar a decisão”, conta Evelin.

Esse novo modelo reforça uma tendência cada vez mais presente no setor: o compliance documental deixou de ser uma etapa posterior à contratação e passou a integrar os critérios de seleção e gestão dos parceiros.

Essa mudança torna mais transparente a relação entre construtora e fornecedores, e contribui para reduzir problemas futuros. Quando uma empresa demonstra dificuldades para atender às exigências, a equipe de Gestão oferece suporte, esclarece dúvidas e faz reuniões com o fornecedor. Os terceirizados também contam com o suporte da Digidox e as reuniões semanais de treinamento.

Tecnologia como aliada da gestão documental na construção

A reorganização dos processos foi o primeiro passo na adoção de um sistema automatizado de gestão de documentação. O segundo foi encontrar uma tecnologia capaz de acompanhar a evolução da empresa. Com a gestão centralizada, a Baggio e Carvalho passou a buscar uma plataforma que automatizasse tarefas repetitivas, com uso mais amigável que facilitasse o acompanhamento das pendências e oferecesse mais agilidade à equipe responsável pelas validações. A Digidox apareceu para suprir todos esses critérios.

Para Evelin Albuquerque, investir em tecnologia é uma forma de garantir que esse crescimento aconteça sem comprometer a eficiência da operação. Mais do que substituir planilhas e trocas de e-mail, a plataforma oferece automação, assertividade, velocidade, e também tem a flexibilidade necessária para evoluir junto com as necessidades do negócio. “Nossa primeira plataforma era básica e não atenderia nosso crescimento. A Baggio e Carvalho está crescendo e queremos uma empresa que cresça conosco”, resume a gerente.